§ 1. Navn, juridisk egenart og hjemsted
Klubben er stiftet den 25. juni 1966. Dens navn er Hillerød Golf Klub.
Klubben er en selvejende forening og skal være medlem af Dansk Golf Union under Danmarks Idrætsforbund.
Hverken klubbens medlemmer, bestyrelse, medarbejdere eller andre end klubben selv har andel i klubbens formue eller hæfter for dens gæld og øvrige forpligtelser.
Klubbens hjemsted er Hillerød Kommune.
§ 2. Formål
2.1. Klubbens formål er at skabe gode muligheder for, at dens medlemmer kan dyrke golfsporten, herunder at udvikle og sikre driften af en golfbane i Hillerød og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at organisere de dertil hørende sportslige aktiviteter samt i øvrigt at udbrede kendskabet til og færdighed i golfsporten alt under behørig hensyntagen til natur og miljø.
§ 3. Medlemskab
3.1. Kun personer, der opfylder Dansk Golf Unions til enhver tid gældende bestemmelser for medlemskab af en golfklub og som ikke er i restance til en klub under Dansk Golf Union kan optages som medlem.
3.2. Medlemmer optages som aktive eller passive seniorer eller juniorer – aktive medlemmer med tidsubegrænset (fuldtidsmedlemmer) eller tidsbegrænset ret til at benytte en eller flere af klubbens baner – og/eller i andre af generalforsamlingen til enhver tid ved objektivt definerede kriterier fastsatte kategorier.
3.3. Afgrænsning mellem medlemskategorier foretages i overensstemmelse med de af Dansk Golf Union til enhver tid fastsatte regler.
3.4. På lørdage, søndage, grundlovsdag og helligdage er medlemmer, der ikke er fuldtidsmedlemmer, alene berettiget til at anvende klubbens baner og træningsfaciliteter i det af bestyrelsen fastsatte omfang mod betaling af et af bestyrelsen fastsat gebyr. Medlemmer, der ikke er fuldtidsmedlemmer, må kun deltage i klubbens matcher, hvis reglerne for tilmelding eller bestyrelsen tillader dette.
3.5. Aktive medlemmer kan mod betaling af et årligt kontingent overgå til passivt medlemskab.
3.6. Alle andre end aktive medlemmer har alene adgang til klubhus og til klubbens faciliteter og sammenkomster i det af bestyrelsen til enhver tid fastsatte omfang.
3.7. Kun aktive medlemmer og aktive medlemmer af en anden golfklub (greenfee-spillere med gyldigt DGU-kort eller kort fra tilsvarende udenlandsk organisation) må benytte klubbens baner, medmindre bestyrelsen har besluttet andet.
3.8. Medlemmerne er forpligtet til at overholde klubbens vedtægter, herunder at leve op til foreningens formålsbestemmelse og overholde de af generalforsamlingen og bestyrelsen til enhver tid fastsatte bestemmelser om og for anvendelse af klubbens faciliteter.
3.9. Bestyrelsen fører fortegnelse over klubbens medlemskategorier og medlemmer.
§ 4. Indmeldelse
4.1. Anmodning om optagelse i klubben fremsættes skriftligt til bestyrelsen. Bestyrelsen kan af kapacitetshensyn begrænse tilgangen af aktive medlemmer.
4.2. Bestyrelsen fører en venteliste.
§ 5. Udmeldelse og ændring af medlemskab
5.1. Medlemskab i klubben er bindende for ½ år ad gangen. Udmeldelse samt ændring af medlemskategori kan kun ske pr. 1. januar eller 1. juli og skal meddeles skriftligt med mindst 3 måneders varsel.
5.2. I helt ekstraordinære tilfælde kan bestyrelsen dispensere fra pkt. 5.1.
§ 6. Indskud og kontingent
6.1. Bestyrelsen kan beslutte, at der ved optagelse i Klubben skal betales indskud, hvis størrelse og betalingsmåde tillige fastsættes af bestyrelsen.
6.2. Passive medlemmer, som tidligere har været aktive medlemmer, og som tidligere har betalt indskud, kan dog overgå til aktivt medlemskab uden betaling af nyt indskud.
6.3. Det af medlemmerne betalte indskud tilbagebetales ikke ved ophør af medlemskab.
6.4. Medlemskontingent til klubben fastsættes af generalforsamlingen for hver enkelt medlemskategori.
6.5. Bestyrelsen træffer de nærmere bestemmelser vedrørende indbetaling af kontingent, indskud og gebyrer m.v. For sen betaling medfører rentetillæg og opkrævning af rykkergebyr efter gældende lov.
6.6. Bestyrelsen fastsætter satser og gebyrer, herunder for notering og bevarelse af plads på venteliste, greenfee, skabsleje og rykkergebyrer m.v.
§ 7. Restance
7.1. Kontingentrestance ud over 2 måneder fra forfaldsdatoen medfører eksklusion, medmindre bestyrelsen finder rimeligt grundlag for at dispensere herfra.
7.2. Genoptagelse af medlemskab kan kun ske, dersom hele restancen og Klubbens øvrige tilgodehavender hos pågældende er betalt og mod betaling af eventuelt nyt indskud.
§ 8. Generalforsamling
8.1. Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed.
8.2. Generalforsamlinger afholdes på hjemstedet.
8.3. Dato, tid og sted for den ordinære generalforsamling oplyses senest 2 måneder før generalforsamlingens afholdelse enten i klubbladet eller via elektronisk kommunikation.
Indkaldelse til den ordinære generalforsamling skal ske med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden for den ordinære generalforsamling sammen med ordlyden af de forslag, der foreligger til behandling. Indkaldelse skal ske ved post og/eller ved elektronisk kommunikation.
8.4. Alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde, har adgang til generalforsamlingen.
8.5. Alle aktive medlemmer, som ikke er i kontingentrestance, og som ifølge dansk lov er personligt myndige, har stemmeret, hver med én stemme.
8.6. Der kan stemmes ved personligt fremmøde eller ved afgivelse af fuldmagt til et andet stemmeberettiget medlem eller til bestyrelsen. Ethvert stemmeberettiget medlem kan kun stemme med én fuldmagt.
§ 9. Ordinær generalforsamling
9.1. Klubbens ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts måned.
9.2. Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal foreligge skriftligt og være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før den annoncerede dato for afholdelse af den ordinære generalforsamling afholdes.
9.3. Dagsorden for den ordinære generalforsamling er følgende:
§ 10. Ekstraordinær generalforsamling
10.1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når klubbens revisor eller mindst 50 stemmeberettigede medlemmer skriftligt fremsætter begæring til bestyrelsen derom.
10.2. En sådan begæring skal indeholde de forslag, som ønskes behandlet og den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden 4 uger efter begæringens modtagelse. Indkaldelse skal ske med mindst 8 dages varsel på samme måde som indkaldelse til ordinære generalforsamlinger.
§ 11. Generalforsamlingens ledelse
11.1. Generalforsamlingen ledes af en af forsamlingen valgt dirigent.
11.2. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, hvor disse vedtægter ikke foreskriver andet.
11.3. Til vedtagelse af klubbens opløsning, fusion, aktiviteternes ophør, samlet afståelse af aktiverne eller ændring af klubbens vedtægter kræves, at mindst 2/3 af alle stemmeberettigede medlemmer er repræsenteret på generalforsamlingen, og at mindst 2/3 af de repræsenterede medlemmer stemmer for forslaget.
Såfremt der på generalforsamlingen er repræsenteret færre end 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer, men forslaget dog vedtages af 2/3 eller mere af de repræsenterede medlemmer, indkalder bestyrelsen til en ny generalforsamling, der afholdes tidligst 8 dage og senest 4 uger efter den første generalforsamling. Forslaget kan da her vedtages ved simpelt flertal af de repræsenterede stemmeberettigede medlemmer uanset disses antal.
11.4. På mindst 10 stemmeberettigede medlemmers forlangende afholdes skriftlig afstemning.
11.5. Ved valg af bestyrelsesmedlemmer skal der i tilfælde af kampvalg anvendes skriftlig afstemning og stemmes om samtlige ledige poster på en gang, idet hvert stemmeberettiget medlem højst kan stemme på det antal kandidater, der skal vælges og kun afgive én stemme på hver kandidat.
Ved stemmelighed skal omvalg, såfremt der stadig er ubesatte poster, straks afholdes efter ovenstående regler mellem kandidaterne med lige stemmetal.
11.6. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.
§ 12. Bestyrelse
12.1. Klubben ledes af en bestyrelse på 6-8 medlemmer, som vælges af generalforsamling for 2 år ad gangen. Hvert år afgår halvdelen af bestyrelsens medlemmer. Består bestyrelsen af 7 medlemmer, afgår 3 medlemmer.
12.2. Ethvert stemmeberettiget myndigt medlem er valgbart til bestyrelsen.
12.3. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer.
12.4. I tilfælde af frafald af bestyrelsesmedlemmer supplerer bestyrelsen om nødvendigt sig selv indtil næste generalforsamling
12.5. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede.
12.6. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens – subsidiært næstformandens – stemme afgørende.
12.7. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol, der underskrives af bestyrelsens medlemmer.
12.8. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
12.9. Bestyrelsen kan for klubbens regning tegne en efter bestyrelsens skøn tilstrækkeligt dækkende ansvarsforsikring for sit virke og kautionsforsikring for kassereren.
§ 13. Bestyrelsens kompetence
13.1. Bestyrelsen træffer med bindende virkning beslutning i klubbens anliggender.
13.2. Ekstraordinære dispositioner, herunder køb og salg af fast ejendom, kaution, pantsætning og anden sikkerhedsstillelse, optagelse af nye lån samt udvidelse af eksisterende kreditter i mere end 1 år og/eller med mere end kr. 500.000 kan ikke ske uden generalforsamlingens godkendelse.
13.3. Bestyrelsen nedsætter de udvalg, der efter bestyrelsens opfattelse er behov for.
Bestyrelsen udpeger udvalgsformændene og godkender udvalgenes øvrige medlemmer. Bestyrelsen fastsætter udvalgenes opgaver og kompetence og giver retningslinjer for udvalgsarbejdet.
13.4. Bestyrelsen kan ligeledes indgå leasingforpligtelser. Leasingforpligtelser, der medfører en hæftelse i hele leasingperioden på mere end 2 mio. kr. eller medfører en samlet årlig leasingydelse for hvert
kalenderår på mere end 500.000 kr. kan ikke ske uden generalforsamlingens godkendelse.
13.5. Bestyrelsen ansætter klubbens personale.
13.6. Den samlede bestyrelse kan meddele enkeltmedlemmer af bestyrelsen, udvalgsmedlemmer, klubbens medarbejdere og andre bemyndigelse til at tegne klubben i nærmere angivne anliggender.
13.7. Bestyrelsen kan gennemføre initiativer dels med det formål at hverve nye medlemmer, dels med det formål at etablere eller udvide samarbejdet med andre golfklubber, som er medlem af Dansk Golf Union eller tilsvarende udenlandsk organisation.
13.8. Bestyrelsen fastsætter de bestemmelser, som den finder nødvendige af hensyn til afvikling af spillet på klubbens baner og opretholdelse af orden inden for klubbens område.
13.9. Opfylder et medlem ikke sine medlemsforpligtelser, handler et medlem til skade for klubben eller efterkommer et medlem ikke pålæg, givet af bestyrelsen, kan bestyrelsen fastsætte sanktionsbestemmelser i form af advarsel og/eller karantæne i en af bestyrelsen fastsat periode eller i gentagne eller grove tilfælde i form af eksklusion.
13.10. Bestyrelsens afgørelse om eksklusion kan af medlemmet kræves forelagt og afgjort på førstkommende generalforsamling. Indbringelse for generalforsamling har dog ikke opsættende virkning.
13.11. Afgørelser efter pkt. 13.8 og 13.9 kan af det medlem, som pågældende afgørelse vedrører, indbringes for Dansk Golf Unions Amatør- og Ordensudvalg. Indbringelse har ikke opsættende virkning og skal ske inden 4 uger efter, at klageren er blevet bekendt med pågældende afgørelse.
§ 14. Tegningsret
14.1. Klubben tegnes af den samlede bestyrelse, af formanden og næstformanden i forening eller af formanden eller næstformanden i forening med kassereren.
14.2. For de af bestyrelsen indgåede forpligtelser på klubbens vegne hæfter alene klubbens formue, jf. § 1, pkt. 1.3.
§ 15. Revisor
15.1. Revision af klubbens regnskaber foretages af en af generalforsamlingen for 1 år ad gangen valgt revisor.
§ 16. Regnskabsår og regnskab
16.1. Klubbens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december. Senest hvert års 31. januar afgiver kassereren regnskabet for det forgangne år til den valgte revisor.
16.2. Årsregnskabet aflægges i overensstemmelse med de til enhver tid gældende bestemmelser, anført i Årsregnskabslovens Klasse A.
16.3. Den reviderede årsrapport og bestyrelsens forslag til budget og kontingenter for året fremsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
§ 17. Særlige bestemmelser i relation til udøvelse af golf i klubben
17.1. For golfspillet i klubben gælder de af The Royal & Ancient Golf Club of St. Andrews fastsatte regler, samt de af bestyrelsen med Dansk Golf Unions godkendelse fastsatte Lokale Regler.
Fastsættelse af medlemmernes handicap skal ske i henhold til Dansk Golf Unions handicapsystem, og tildeling af handicapslag i handicapturneringer og -matcher sker i henhold til det af DGU fastsatte slope-system.
Bestyrelsen fastsætter de bestemmelser, som findes nødvendige af hensyn til spillets afvikling og opretholdelse af orden inden for klubbens område.
17.2. Medlemmernes handicap fastsættes og registreres i overensstemmelse med Dansk Golf Unions gældende regler.
§ 18. Opløsning.
18.1. Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en med dette formål særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
18.2. I tilfælde af klubbens opløsning træffer generalforsamlingen ved simpelt stemmeflertal afgørelse om den nærmere fremgangsmåde ved opløsningen.
18.3. Ved opløsning af klubben inddækkes først klubbens forpligtelser. Eventuelt overskud herefter tilfalder Dansk Golf Union.
Således vedtaget på klubbens generalforsamling d. 27. marts 2025
